Certificación de Documentos

 

Requisitos:

  • Original del o los documentos a certificar
  • Dos copias de los documentos (Una copia se queda en Notaría la otra se entrega al peticionario)

Materialización de Documentos Electrónicos.

Se realiza una certificación de que el documento electrónico original es materializado (impreso).

Requisitos

  • Petición del titular del documento electrónico que se va a certificar
  • En caso de correo electrónico el peticionario debe abrir en presencia del notario su cuenta de correo
  • Se imprime dicho documento (Materialización)

Como ejemplo existe también se puede materializar el certificado de antecedentes penales, así como el RUC, el CUV, entre otros.

Desmaterialización de Documentos

Transformar un documento físico a un documento electrónico (PDF)

Requisitos:

  • Petición de desmaterialización
  • Para poder desmaterializar un documento original se necesita la autorización de las personas que intervienen en el documento de acuerdo a la Ley de Comercio Electrónico.

19 thoughts on “Certificación de Documentos”

  1. Estimado Dr. me parece muy pertinente su exposición acerca del tema de la materialización de documentos, ha sido muy clara y comprensible y nos ayuda a quienes estamos en el desarrollo de la práctica legal. Siga adelante con esta excelente iniciativa de información y formación a través de este canal tecnológico.

    1. Estimado Edisson

      Muchas gracias por su valioso comentario, seguiremos adelante mejorando nuestra página en servicio de la comunidad.

      Saludos

    1. Estimado Angelo,
      Muchas gracias, comentarios como el suyo nos comprometen cada vez más en mejorar esta página.
      Saludos

  2. Para materializar un mensaje de texto debe constar el número del remitente y el número telefónico del receptor???

    1. Estimada Elizabeth
      Al igual que en la materialización de un correo electrónico, se debe hacer constar la información de quien lo envía a que dirección se envía, en los mensajes de texto que se materialicen el notario debe hacer constar el número del que se envía el mensaje y el numero al que se envía.
      Es importante tomar en cuenta que solo lo puede materializar un mensaje texto o un correo electrónico la persona que envía o recibe el mensaje, esto para proteger el derecho a la intimidad a las personas establecidas en la Constitución.
      Saludos

  3. Estimado Dr., Me parece muy correcta su explicación, practica y conceptual, más me queda una duda, pues, bajo que artículo de la Ley, se tiene la base para solicitar «Petición del titular del documento electrónico que se va a certificar»? en la MATERIALIZACIÓN, pues al ingresar la materialización, en el Sistema Informático Notarial (SIN), el mismo extracto indica, «HA PETICIÓN DE: ……………», dejando en claro que, en el caso de DESMATERIALIZACIÓN, si es necesaria la autorización indicada, tal como lo indica la Ley.

    Saludos Cordiales

    1. Estimado Abel
      La base legal es la protección de datos , con el objeto de precautelar el derecho a la privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y la Ley. A continuación le transcribo la base legal.
      REGLAMENTO A LA LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO
      Art. 5.- Confidencialidad y reserva.- Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y demás normas que rigen la materia.
      Art. 9.- Protección de datos.- Para la elaboración, transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la información a compartirse con terceros.
      La recopilación y uso de datos personales responderá a los derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de autoridad competente.
      No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.
      El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso efecto retroactivo.

      LEY DE COMERCIO ELECTRONICO
      ÚLTIMA REFORMA
      Código s/n (R.O. S-180 del 10 de Febrero de 2014)
      Disposiciones generales
      Novena.- Glosario de términos.- Para efectos de esta Ley, los siguientes términos serán entendidos conforme se definen en este artículo:
      Intimidad: El derecho a la intimidad previsto en la Constitución Política de la República, para efectos de esta Ley, comprende también el derecho a la privacidad, a la confidencialidad, a la reserva, al secreto sobre los datos proporcionados en cualquier relación con terceros, a la no divulgación de los datos personales y a no recibir información o mensajes no solicitados.
      Datos personales: Son aquellos datos o información de carácter personal o íntimo, que son materia de protección en virtud de esta Ley.
      Datos personales autorizados: Son aquellos datos personales que el titular ha accedido a entregar o proporcionar de forma voluntaria, para ser usados por la persona, organismo o entidad de registro que los solicita, solamente para el fin para el cual fueron recolectados, el mismo que debe constar expresamente señalado y ser aceptado por dicho titular.
      Saludos

  4. El contexto de la Ley y su interpretación es correcto, mas, para toda MATERIALIZACIÓN, es la persona, individuo o parte la que solicita, valga la redundancia, la MATERIALIZACIÓN del mismo, entonces, no hay cabida, para que una tercera persona lo solicite, es decir, la MATERIALIZACIÓN, es de orden personal, no puede venir un tercero a querer solicitar la materialización, digamos de un chat o correo, del que no es parte. En base a ello no se infringe el derecho a la intimidad previsto en la Constitución Política de la República, por lo tanto, aunque puede ser solicitado, NO DEBERÍA ser considerado un requisito, quizá pueda ser considerado de forma, pero no requisito, pues la Ley ni escrita ni interpretada lo prevee de eso modo, por ende, el extracto del Sistema Informático Notarial indica «HA PETICIÓN DE: … «, a lo cual se ha ingresado el número de cédula de la persona solicitante, capturando los datos de la Dirección Nacional de Registro Civil y Cedulación, (siendo de orden personal), tal como así lo plasma el extracto del Consejo de la Judicatura.

    Muy grato este espacio.

    Saludos

  5. Estimado Javier
    En la Ley Notarial Artículo 18 Numeral 5, En el Código Orgánico General de Procesos Artículo 202, y en varios artículos de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, y el Reglamento a esta la Ley.
    Saludos

  6. Estimado Dr. Arellano, muchas gracias por su explicación, es muy valioso para los abogados en el libre ejercicio profesional conocer estos detalles de la materialización de documentos, pero me surge una pregunta respecto de la materialización de correos electrónicos, es ciertos que la protección de datos e intimidad de las partes debe ser protegida por ser un derecho constitucional, sin embargo, que pasa en aquellos casos en los cuales mediante correo electrónico se llegó a un acuerdo respecto de la adquisición de productos o servicios, los cuales con posterioridad no fueron reconocidos por una de las partes, si una de las partes desea probar la aceptación de la otra a fin de obtener el pago por la vía judicial, resultaría casi imposible poder obtener el consentimiento de la otra parte para poder materializar el correo ante un notario. Se podría realizar otro tipo de diligencia para que este correo pueda ser utilizado como prueba en juicio?

    1. Estimado Francisco López
      Le recomiendo materializar el correo electrónico original en el que la persona reconoce la obligación.
      Lo que no se puede hacer es materializar un correo electrónico reenviado, o un correo que no ha sido enviado o recibido por el peticionario de la materialización.
      Saludos

  7. Estimado Dr.
    Su explicación es un aporte invaluable para los que estamos inmersos en la tramitación legal.
    Saludos

    1. Estimado JOSE BENITEZ
      Muchas gracias por su comentario, estos nos hacen seguir mejorando nuestra página en beneficio de la sociedad y en especial de los usuarios del servicio notarial.
      Saludos

  8. Estimado…

    Gusto en saludarle.

    Tengo una consulta.

    Entiendo que la materialización opera solo sobre documentos.

    En este sentido, es posible materializar un video de YouTube? (no una captura de pantalla sino el contenido del video exactamente).

    Es la materialización la vía adecuada o la constatación del Notario para certificar el contenido de un material audiovisual?.

    Otra consulta, es posible obtener una copia certificada de un cd que contenga un video?

    Muchas gracias.

    1. Estimado Armando
      Un video no se puede materializar, pero si se puede otorgar una copia certificada electrónica del video, con la firma electrónica del notario.
      El Video debe ser grabado en un formato que no permita su modificación, como lo es en PDF, y el notario da fe de que el video es igual al que se encuentra en la página de YouTube, o de ser el caso del video que consta en el disco duro de las cámaras de seguridad de determinado establecimiento.
      Lo importante para certificar es que el video sea original, no se puede certificar videos reenviados o copias de videos o grabaciones en CD.
      Saludos

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