Certificación de Documentos

 

Requisitos:

  • Original del o los documentos a certificar
  • Dos copias de los documentos (Una copia se queda en Notaría la otra se entrega al peticionario)

Materialización de Documentos Electrónicos.

Se realiza una certificación de que el documento electrónico original es materializado (impreso).

Requisitos

  • Petición del titular del documento electrónico que se va a certificar
  • En caso de correo electrónico el peticionario debe abrir en presencia del notario su cuenta de correo
  • Se imprime dicho documento (Materialización)

Como ejemplo existe también se puede materializar el certificado de antecedentes penales, así como el RUC, el CUV, entre otros.

Desmaterialización de Documentos

Transformar un documento físico a un documento electrónico (PDF)

Requisitos:

  • Petición de desmaterialización
  • Para poder desmaterializar un documento original se necesita la autorización de las personas que intervienen en el documento de acuerdo a la Ley de Comercio Electrónico.

54 thoughts on “Certificación de Documentos”

  1. Estimado Dr. me parece muy pertinente su exposición acerca del tema de la materialización de documentos, ha sido muy clara y comprensible y nos ayuda a quienes estamos en el desarrollo de la práctica legal. Siga adelante con esta excelente iniciativa de información y formación a través de este canal tecnológico.

    1. Estimado Edisson

      Muchas gracias por su valioso comentario, seguiremos adelante mejorando nuestra página en servicio de la comunidad.

      Saludos

        1. Estimada Viviana

          La certificación de documentos originales físicos es de 2 dólares por cada hoja, mientras que la materialización de documentos electrónicos originales es de 1.5 dólares por cada hoja.

          Saludos

    1. Estimado Angelo,
      Muchas gracias, comentarios como el suyo nos comprometen cada vez más en mejorar esta página.
      Saludos

  2. Para materializar un mensaje de texto debe constar el número del remitente y el número telefónico del receptor???

    1. Estimada Elizabeth
      Al igual que en la materialización de un correo electrónico, se debe hacer constar la información de quien lo envía a que dirección se envía, en los mensajes de texto que se materialicen el notario debe hacer constar el número del que se envía el mensaje y el numero al que se envía.
      Es importante tomar en cuenta que solo lo puede materializar un mensaje texto o un correo electrónico la persona que envía o recibe el mensaje, esto para proteger el derecho a la intimidad a las personas establecidas en la Constitución.
      Saludos

  3. Estimado Dr., Me parece muy correcta su explicación, practica y conceptual, más me queda una duda, pues, bajo que artículo de la Ley, se tiene la base para solicitar «Petición del titular del documento electrónico que se va a certificar»? en la MATERIALIZACIÓN, pues al ingresar la materialización, en el Sistema Informático Notarial (SIN), el mismo extracto indica, «HA PETICIÓN DE: ……………», dejando en claro que, en el caso de DESMATERIALIZACIÓN, si es necesaria la autorización indicada, tal como lo indica la Ley.

    Saludos Cordiales

    1. Estimado Abel
      La base legal es la protección de datos , con el objeto de precautelar el derecho a la privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y la Ley. A continuación le transcribo la base legal.
      REGLAMENTO A LA LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO
      Art. 5.- Confidencialidad y reserva.- Se establecen los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos, cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica, transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto profesional será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y demás normas que rigen la materia.
      Art. 9.- Protección de datos.- Para la elaboración, transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la información a compartirse con terceros.
      La recopilación y uso de datos personales responderá a los derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de autoridad competente.
      No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.
      El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso efecto retroactivo.

      LEY DE COMERCIO ELECTRONICO
      ÚLTIMA REFORMA
      Código s/n (R.O. S-180 del 10 de Febrero de 2014)
      Disposiciones generales
      Novena.- Glosario de términos.- Para efectos de esta Ley, los siguientes términos serán entendidos conforme se definen en este artículo:
      Intimidad: El derecho a la intimidad previsto en la Constitución Política de la República, para efectos de esta Ley, comprende también el derecho a la privacidad, a la confidencialidad, a la reserva, al secreto sobre los datos proporcionados en cualquier relación con terceros, a la no divulgación de los datos personales y a no recibir información o mensajes no solicitados.
      Datos personales: Son aquellos datos o información de carácter personal o íntimo, que son materia de protección en virtud de esta Ley.
      Datos personales autorizados: Son aquellos datos personales que el titular ha accedido a entregar o proporcionar de forma voluntaria, para ser usados por la persona, organismo o entidad de registro que los solicita, solamente para el fin para el cual fueron recolectados, el mismo que debe constar expresamente señalado y ser aceptado por dicho titular.
      Saludos

    2. Para materializar un documento sea un correo electrónico, un documento constante en una página web de un institución pública, pudiera materializar ese documento la administración pública o solamente un notario, recordando que también la administración pública es fedatario administrativo pudiendo solo limitarse a certificar la existencia pero no materializar…

      1. Estimado MILTON Verdugo
        En principio si podría de los documentos que la administración pública los tiene digitalizados, y de la misma forma otorgar copias electrónicas de los archivos y expedientes a su cargo, como por ejemplo el Servicio de Rentas Internas a través de su secretario general, podría otorgar un copia electrónica digital de un expediente de una determinación tributaria.
        Lo que no puede el fedatario es certificar cualquier documento, físico o electrónico que no sea parte de su función pública, en este caso debe acudir ante el Notario Público.
        Saludos

  4. El contexto de la Ley y su interpretación es correcto, mas, para toda MATERIALIZACIÓN, es la persona, individuo o parte la que solicita, valga la redundancia, la MATERIALIZACIÓN del mismo, entonces, no hay cabida, para que una tercera persona lo solicite, es decir, la MATERIALIZACIÓN, es de orden personal, no puede venir un tercero a querer solicitar la materialización, digamos de un chat o correo, del que no es parte. En base a ello no se infringe el derecho a la intimidad previsto en la Constitución Política de la República, por lo tanto, aunque puede ser solicitado, NO DEBERÍA ser considerado un requisito, quizá pueda ser considerado de forma, pero no requisito, pues la Ley ni escrita ni interpretada lo prevee de eso modo, por ende, el extracto del Sistema Informático Notarial indica «HA PETICIÓN DE: … «, a lo cual se ha ingresado el número de cédula de la persona solicitante, capturando los datos de la Dirección Nacional de Registro Civil y Cedulación, (siendo de orden personal), tal como así lo plasma el extracto del Consejo de la Judicatura.

    Muy grato este espacio.

    Saludos

  5. Estimado Javier
    En la Ley Notarial Artículo 18 Numeral 5, En el Código Orgánico General de Procesos Artículo 202, y en varios artículos de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, y el Reglamento a esta la Ley.
    Saludos

  6. Estimado Dr. Arellano, muchas gracias por su explicación, es muy valioso para los abogados en el libre ejercicio profesional conocer estos detalles de la materialización de documentos, pero me surge una pregunta respecto de la materialización de correos electrónicos, es ciertos que la protección de datos e intimidad de las partes debe ser protegida por ser un derecho constitucional, sin embargo, que pasa en aquellos casos en los cuales mediante correo electrónico se llegó a un acuerdo respecto de la adquisición de productos o servicios, los cuales con posterioridad no fueron reconocidos por una de las partes, si una de las partes desea probar la aceptación de la otra a fin de obtener el pago por la vía judicial, resultaría casi imposible poder obtener el consentimiento de la otra parte para poder materializar el correo ante un notario. Se podría realizar otro tipo de diligencia para que este correo pueda ser utilizado como prueba en juicio?

    1. Estimado Francisco López
      Le recomiendo materializar el correo electrónico original en el que la persona reconoce la obligación.
      Lo que no se puede hacer es materializar un correo electrónico reenviado, o un correo que no ha sido enviado o recibido por el peticionario de la materialización.
      Saludos

  7. Estimado Dr.
    Su explicación es un aporte invaluable para los que estamos inmersos en la tramitación legal.
    Saludos

    1. Estimado JOSE BENITEZ
      Muchas gracias por su comentario, estos nos hacen seguir mejorando nuestra página en beneficio de la sociedad y en especial de los usuarios del servicio notarial.
      Saludos

  8. Estimado…

    Gusto en saludarle.

    Tengo una consulta.

    Entiendo que la materialización opera solo sobre documentos.

    En este sentido, es posible materializar un video de YouTube? (no una captura de pantalla sino el contenido del video exactamente).

    Es la materialización la vía adecuada o la constatación del Notario para certificar el contenido de un material audiovisual?.

    Otra consulta, es posible obtener una copia certificada de un cd que contenga un video?

    Muchas gracias.

    1. Estimado Armando
      Un video no se puede materializar, pero si se puede otorgar una copia certificada electrónica del video, con la firma electrónica del notario.
      El Video debe ser grabado en un formato que no permita su modificación, como lo es en PDF, y el notario da fe de que el video es igual al que se encuentra en la página de YouTube, o de ser el caso del video que consta en el disco duro de las cámaras de seguridad de determinado establecimiento.
      Lo importante para certificar es que el video sea original, no se puede certificar videos reenviados o copias de videos o grabaciones en CD.
      Saludos

  9. Estimado Dr.

    Me encuentro en medio de una liquidación voluntaria de compañía, uno de los documentos necesarios es el nombramiento del representante legal, pero su razón de inscripción por parte del registro mercantil está firmada electrónicamente. ¿Es necesario de igual forma realizar la materialización de la razón de inscripción del nombramiento del representante legal? ¿De ser así se aplican los mismos requisitos expuestos en su explicación?

    1. Estimado Eduardo Reyes T.
      Efectivamente el representante legal puede solicitar la materialización de la razón de inscripción y el nombramiento al notario para que lo incorpore debidamente materializado a la escritura pública de liquidación voluntaria de la compañía como habilitante.
      Saludos

  10. Dr muy buenas tardes una consulta para hacer una materialización desde paguina web, se quiere materializar una información de la super de compañías para ver qué una compañía en mención no se encuentra registrada.

  11. Estimado doctor, muy ilustrativas sus exposiciones jurídicas. Quisiera que me ayude con la base legal por la cual no es posible a un tercero pedir la materialización de un email reenviado. Mil gracias anticipadamente

    1. Estimado Leonidas Villagran
      La facultad de materializar documentos electrónicos se encuentra en el Artículo 18 numeral 5 de la Ley Notarial, en la cual solo podemos certificar documentos electrónicos “originales”, al reenviar un correo electrónico deja de ser original ya que puede ser modificado o adulterado.
      Por otra parte, la Ley de Comercio Electrónico, Mensajes de Datos y Firma Electrónica, establece la protección de datos y el deber de proteger el derecho a la intimidad de las personas, es por eso que solo lo pueden solicitar quien envía o quien recibe el mensaje de datos.
      Saludos

  12. Un saludo cordial. Disculpe se puede materializar un récord académico, firmado electrónicamente. Necesito el consentimiento de las personas que firman este como el secretario abogado y el director de la carrera, qué tipo de formato se necesita para la autorización de las partes que firmaron.

    1. Estimada Viviana Martínez
      Lo que se necesita para materializar un documento firmado electrónicamente, es el documento electrónico original, en soporte digital, que puede ser correo electrónico o en un pen drive, con esto se acerca a la notaría más cercana, para que l notario valide la firma electrónica de quien firma y materialice el documento (es decir lo imprima), no es necesario la autorización de las personas que firman para la materialización, la autorización es necesaria para la desmaterialización.
      Saludos

  13. Buenas noches Dr.
    Es muy valioso todo lo que nos aporta.
    Mi problema es el siguiente, mi padre alquiló el año pasado mi vivienda a una señora, yo no me encuentro ahora en el país, pero la gestión del alquiler mi padre la ha llevado muy mal, le ha permitido toda clase de abusos a la inquilina por miedo a que se vaya, le ha alquilado la propiedad como vivienda a pesar de que está señora lo que tiene es un negocio y ha hecho todo tipo de modificaciones al local sin consultarme nada, ha modificado una ventana que la ha transformado en puerta para que duerma en el local un cuidador de su tienda, mi padre ahora se ha enfermado y he tenido que asumir la administración de la vivienda, mi padre le hizo firmar un contrato de esos que se venden en las papelerías y no lo inscribió en ninguna notaría, ahora he podido hacerle la prórroga del contrato por 1 año más y me encuentro que está señora ha mandado a bajo una de las paredes frontales y una de las paredes laterales afectando la estructura de la vivienda, ella alega que las derribo porque necesitaba más espacio para su local, mi pregunta es si de alguna manera puedo hacer que vuelva a construir lo que derribo y sancionarla de algún modo, tal vez de demandarla por daños o enjuiciarla penalmente y que me enmiende el daño??.
    Muchas gracias de antemano por su respuesta.

    1. Estimada Marisol
      Todos los cambios y adecuaciones deben ser autorizadas por el arrendador, por otra parte, habría que revisar si en el contrato consta la autorización, y la obligación de dejar el bien en las mismas condiciones en las que lo recibió a la terminación del contrato.
      Una vez finalizado el contrato podría exigir que deje el inmueble en las mismas condiciones en que lo arrendó, salvo que su padre haya autorizado tales cambios o modificaciones.
      Saludos

  14. Estimado doctor y en caso de requerir la certificación de un chat de WhatsApp, ¿para esto también se solicita materialización o corresponde a una constatación?

    De antemano muchas gracias por su gentil atención.

    1. Estimada Claudia Leticia Alcoser Muñoz
      Lo que debe hacer es una materialización, pero le recuerdo que solo la puede solicitar el titular de la línea telefónica que envía o recibe los mensajes, por el derecho a la intimidad de las personas.
      Saludos

  15. Doctor muy amable por su gran aporte. Quería consultarle acerca de dos documentos: El primero, los certificados únicos vehiculares que vienen con código de barras y, en segundo lugar, los certificados de historia de dominio qué señalan que el documento ha sido firmado electrónicamente. ¿Hay necesidad de materializarlos?

    1. Estimado Isaac
      Debemos diferenciar entre documento electrónico original y documento electrónico materialiazdo ante notario público.
      El documento electrónico original es aquel que está en formato digital PDF, JPG. Etc, y es el que tiene la firma electrónica (mensaje de datos) que puede ser validada por cualquier programa como lo es FirmaEc, una vez que se imprime (materializa) el docuemnto electrónico deja de ser original, por lo que se recomienda materializarlo ante notario público quien certifica que el documento impreso (materializado) ha sido materializado en su presencia y es copia del original.
      Saludos

  16. Estimado Dr.

    ME recomienda algún Notario en la ciudad de Guayaquil que sí pueda hacer el servicio de «Certificación electrónica de documentos desmaterializados», he preguntado en algunas notarías y no saben cómo hacerlo.

    Agradecería su respuesta. Saludos Cordiales

    1. Estimado David
      Todas las notarías del país deben prestar el servicio a quienes lo requieren, lo que debemos tener en cuenta, es que el notario se puede negar a prestar el servicio con justa causa, por ejemplo, si la materialización que desea realizar son de documentos que nos son originales o que pertenecen a otra persona.
      Saludos

    1. Estimada Melva

      Los videos no se materializan, lo que se puede hacer es otorgar copias certificadas del video original.
      Saludos

  17. Estimado Dr. Arellano,

    Primeramente a felicitarle por este foro ya que entrega un componente de transparencia en los servicios notariales, cosa que mejora en mucho lo disponible en nuestro medio.

    Siguiendo con el tema del video, en mi caso tengo una pregunta respecto a la solución que podría ofrecer notaría 64 para certificar y dar fe en el siguiente escenario:

    Tengo una cámara de seguridad desmontable para vehículo «dashcam», la cual va en el parabrisas del vehículo y es extraíble. Entre las características de grabación de la cámara que quedan registradas en la marca de agua del video y la metadata (detalles exif del archivo) se encuentran:

    1. Velocidad del vehículo
    2. Placa del vehículo configurada en la cámara,
    3. fecha hora y coordenadas GPS del video
    4. La cámara tiene grabación cíclica en periodos de 1 minuto, y genera archivos mp4 en la tarjeta de memoria, siendo que en el formato mp4 no es posible editar la marca de agua.

    Que tipo de certificación se puede presentar para que los videos de dicha cámara puedan ser presentados como prueba judicial, tanto para impugnaciones de transito como en casos mayores como atropellamientos y que se considere como valida la metadata también?

    Ejemplo de cámara:

    https://www.amazon.com/-/es/DRV-A301W-salpicadero-grabaci%C3%B3n-estacionamiento-inal%C3%A1mbrico/dp/B07XQMVGLY

  18. buen día estimado doctor para hacer una materialización de chat de wasap el titular que nomas debe hacer y como lo debe presentar en la notaria?

    1. Estimado Santiago

      El titular de la línea telefónica debe comparecer con su dispositivo móvil original a solicitar la materialización de la conversación por WathsApp, en la notaría debe exportar toda la conversación a su correo personal, y luego del correo personal del peticionario imprimir la conversación.

      Le recuerdo que no es posible materializar conversaciones o mensajes de datos para utilizarlos como prueba en procesos penales, para estos casos debe presentarse el dispositivo original de acuerdo al artículo 500 del COIP.

      Saludos

  19. Muy buenas tardes, existe la posibilidad de desmaterializar audios de whathsapp para un procedimiento expedito en el que existe una vulneración a los derechos de consumidor??

    1. Estimado David

      Los audios y videos no se pueden materializar, en estos casos se debe presentar como prueba el dispositivo que contiene el audio o video original de acuerdo a lo establecido en la Ley de Comercio Electrónico, Firma Electrónica y Mensajes de Datos
      Art. 54.- Práctica de la prueba.- La prueba se practicará de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil y observando las normas siguientes:

      a) Al presentar un mensaje de datos dentro de un proceso judicial en los juzgados o tribunales del país, se deberá adjuntar el soporte informático o la transcripción en papel del documento electrónico, así como los elementos necesarios para su lectura y verificación, cuando sean requeridos;

      b) En el caso de impugnación del certificado o de la firma electrónica por cualesquiera de las partes, el juez o tribunal, a petición de parte, ordenará a la entidad de certificación de información correspondiente remitir a ese despacho los certificados de firma electrónica y documentos en los que se basó la solicitud del firmante, debidamente certificados; y,

      c) El facsímile, será admitido como medio de prueba, siempre y cuando haya sido enviado y recibido como mensaje de datos, mantenga su integridad, se conserve y cumpla con las exigencias contempladas en esta Ley.

      En caso de que alguna de las partes niegue la validez de un mensaje de datos, deberá probar, conforme a la ley, que éste adolece de uno o varios vicios que lo invalidan, o que el procedimiento de seguridad, incluyendo los datos de creación y los medios utilizados para verificar la firma, no puedan ser reconocidos técnicamente como seguros.

      Cualquier duda sobre la validez podrá ser objeto de comprobación técnica.

  20. Buen día doctor como debe ir fundamentada la petición de materialización de documentos, att Hemerson Montoya , fui su estudiante de Derecho en la UISEK, gracias.

    1. Estimado Hemerson

      La petición debe realizarla el titular del documento electrónico original que desea sea materializado, el fundamento está en el Artículo 18 numeral 5 de la Ley Notarial.
      Saludos

  21. Buenos días estimado Dr., tengo una duda, necesito materializar unos correos electrónicos, la duda es la siguiente: los correos fueron enviados a mi correo institucional y yo los reenvié a mi correo personal, ya no trabajo en esa institución por lo tanto ya no puedo abrir mi correo institucional, puedo materializarlos desde mi correo personal??

    1. Estimada Silvia

      La materialización de cualquier documento electrónico es del documento original, si usted tiene correos reenviados, ya no son los originales.
      Saludos

  22. Buenas tardes estimado doctor, una consulta, quisiera saber si puedo materializar un correo electrónico en el que se adjunta un poder escaneado, otorgado en el extranjero a través del consulado, mi consulta es si la materialización me costaría por cada hoja que me envíen del poder escaneado o cuenta como una sola y si esta puede ser utilizada para realizar ya las diligencias respectivas una vez materializado.

    1. Estimada Josselyn

      El poder otorgado ante el Cónsul del Ecuador puede ser materializado en cualquier notaría, previo la verificación del poder en la página web de la cancillería y la validación de la firma electrónica.

      El costo es de 1,50 dólares pro cada hoja, y es válido para realizar cualquier trámite que establezca el poder.
      Saludos

      1. Gracias doctor por su respuesta y en el presente caso la validación de la firma electrónica de quién debe verificarse?

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